تبلیغات

ابزار هدایت به بالای صفحه

پایگاه اطلاع رسانی نظام صنفی کشاورزی
پایگاه اطلاع رسانی نظام صنفی کشاورزی

تصمیم گیری، مهم ترین وظیفه مدیریت هر سازمان اعم از دولتی یا غیر دولتی است. در بسیاری از تشكل ها از جمله صنوف، تعاونی ها و شركت ها، برخی از تصمیمات باید به صورت جمعی و طی جلسات رسمی اتخاذ شود.نحوه ثبت تصمیمات جلسات از طریق نگارش" صورتجلسه " انجام می شود.

معمولا نگارش صورتجلسه به عهده منشی جلسه است. منشی فقط جلسات را ثبت می كند و حق اظهار نظر و رای دادن ندارد. اما در برخی از جلسات، وظیفه ثبت صورتجلسه بر عهده یكی از اعضای مدعو نظیر دبیر اجرایی است كه هم باید گفت و گو ها را ثبت كند و هم در گفت و گو ها و تصمیم گیری ها شركت كند.

1- حتما برای هر جلسه صورتجلسه تهیه کنید. هر چه سریعتر، بهتر.

2- با مشخص شدن ضرورت برگزاری جلسه، دبیرخانه یا هر فرد یا اداره مسئول، دعوتنامه ای برای اعضا ارسال می كند. این دعوتنامه باید حاوی این موارد باشد: نام مدعو ( دعوت شده )، زمان برگزاری (روز و ساعت)، محل برگزاری و دستور جلسه

3- ضروری است پس از برگزاری هر جلسه، با نگارش صورتجلسه و امضای آن توسط حاضران، گفتگو ها و تصمیمات اتخاذ شده در جلسه، ثبت و بایگانی شود تا مسئولیت عواقب تصمیمات مشخص باشد.

4- اگر تعداد غایبان جلسه از حد نصاب قابل قبول و قانونی بیشتر نباشد، جلسه رسمیت دارد و تصمیماتش قابل اجراست.

5- به هر شكلی كه صورتجلسات ثبت شود، این موارد باید در آن درج شود:

- مشخصات شناسنامه ای (عنوان جلسه، سازمان برگزار كننده، شماره جلسه ، ...)

-  تاریخ برگزاری ( روز ، ماه ، سال ، ساعت)

- محل برگزاری

- حاضران

- غایبان

- دستور جلسه

- اهم مباحث مطرح شده (خلاصه ای از صحبت های اعضا و پیشنهاد های ارائه شده/مصوبات/پیشنهاد برای جلسه بعد(زمان. مکان. دستور جلسه)/ امضای حاضران صاحب رای.

6- حتما صورتجلسات را به شکل مناسبی بایگانی کنید. معمولا این کار بر عهده دبیر جلسه است.

7- صورتجلسات را با یک نامه روکش با امضای رئیس جلسه، برای افراد و سازمان های ذیصلاح و نیز اعضای جلسه ارسال کنید.

8- جلسات دوره ای هیئت مدیره تشکل ها و نظام های صنفی در دفتر صورتجلسات ثبت شود.

تهیه و تنظیم: مهندس سعید بهشتی



ارسال در تاریخ سه شنبه 30 آذر 1395 توسط گروه كارشناسان كشاورزی